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Conoce todo sobre la Gestión Documental en Salesiana

La Gestión Documental es la unidad administrativa adscrita a la secretaria general, encargada de definir políticas, normas y procedimientos archivísticos para conservar y preservar la documentación de cada una de las demás unidades de la Institución. Además, es la encargada de administrar y monitorear el Sistema de Gestión Documental, de acuerdo con los principios de integridad, confidencialidad y seguridad de la información de la institución.

Nuestro proceso.

La Fundación Universitaria Salesiana desarrolla el programa de gestión documental con el objeto de estandarizar la información que generan sus unidades académicas, administrativas y de investigación, e incrementar la eficiencia de los procesos y la calidad de los servicios institucionales. El programa contempla el ciclo de vida de los documentos, inicia con la planeación y diagnóstico institucional o valoración y se integra con los procesos de producción, gestión, trámite, organización, transferencias, disposición final y preservación de
acuerdo a la normatividad legal vigente y las políticas institucionales.

Establecer actividades antes o durante la producción de información.

Identificar los valores primarios y secundarios de la información, así como plazo de conservación y disposición final.

Definir mecanismos de control y seguimiento para la producción y recepción de documentos

Realizar acciones para el registro, trámites, distribuciones, metadatos que garantizan la disponibilidad, recuperación, acceso y consulta oportuna de los documentos.

Realizar procesos de clasificación, ordenación y descripción de los documentos físicos y/o electrónicos.

Remitir los documentos físicos o electrónicos de los Archivos de Gestión de las unidades o complejos funcionales al Archivo Central o Histórico.

Realizar el proceso de selección conservación o eliminación documental, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental

Definir e implementar las condiciones para la protección y conservación de los documentos físicos o electrónicos.

La Unidad de Gestión Documental tendrá como objetivos:

Instrumentos Archivísticos:

Son herramientas que tiene como propósito una adecuada organización documental de los archivos de gestión en ejercicio de las funciones de cada una de las unidades que conforman la Fundación Universitaria Salesiana.

Índice de información clasificada y reservada:

Instrumento de información generada, obtenida, adquirida y controlada que ha sido calificada como clasificada y reservada.

Cuadro de clasificación Documental:

Instrumento de información que contiene un listado de series y subseries documentales con su respectiva codificación.

Inventario Documental:

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (AGN)

Tablas de retención documental:

Es un instrumento de información conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

(Archivo General de la Nación)

Para mayor información:
Yuri.alvarado@salesiana.edu.co
Edificio San Francisco de Sales
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